Bürosachbearbeitung / Assistent/in für das Vorzimmer des Bürgermeisters

Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle mit einer tarifvertraglich festgesetzten Arbeitszeit von derzeit 39 Stunden/wöchentlich. Die Stelle kann auch mit zwei Teilzeitkräften besetzt werden. Eine flexible Arbeitszeitgestaltung, auch in den Nachmittags- und Abendstunden, wird vorausgesetzt (Jobsharing). Die Eingruppierung erfolgt entsprechend der jeweiligen persönlichen Qualifikation bis in die Entgeltgruppe 9a TVöD.

Als Assistent/in im Vorzimmer des Bürgermeisters arbeiten Sie an einer besonders sensiblen und verantwortungsvollen Stelle des Rathauses mit direktem Kontakt zu den Bürgerinnen und Bürgern. Wir suchen daher eine engagierte, verantwortungsvolle und flexible Persönlichkeit mit organisatorischem Geschick, Eigeninitiative und der Fähigkeit situationsgerecht und bürgerfreundlich zu kommunizieren.

Die Gemeinde Swisttal legt Wert auf ein verbindliches und freundliches Auftreten. Selbstständiges Arbeiten und ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Verschwiegenheit sind für die Wahrnehmung dieser Aufgaben, die eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Verwaltungsführung erfordert, unabdingbar.

Das Aufgabengebiet umfasst insbesondere:

eigenverantwortliches Führen und Organisieren des Vorzimmers des Bürgermeisters sowie eigenständiger Koordination von Abläufen
Büromanagement (Postaufbereitung und -nachbereitung, E-Mail-Bearbeitung, Telefondienst, Dokumentenablage und Aktenführung)
selbstständiges Verfassen von Korrespondenz, Berichten und Aktenvermerken, auch zu komplexen und vertraulichen Vorgängen, einschließlich der Bearbeitung und Koordination von Bürgeranliegen sowie der schriftlichen Korrespondenz mit Bürgerinnen und Bürgern
Erstellung und Pflege von Listen und Tabellen
Erstellung von Glückwünschen (z. B. für Geburtstage und besondere Ehejubiläen) sowie Organisation, Auswahl und Besorgung von Geschenken und repräsentativen Präsenten für offizielle Anlässe
selbstständige Informationsbeschaffung, Bewertung und Aufbereitung für den Bürgermeister
Terminvorbereitung, -koordinierung und -überwachung mit Beachtung und Verfolgung terminrelevanter Vorgänge, Nachhalten von Erledigungsterminen
Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen inklusive Gästebetreuung/-bewirtung mit Verantwortung für Ablauf, Teilnehmerkreis und Unterlagen

Anforderungsprofil:

Sie verfügen über:
- eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder
- eine abgeschlossene Ausbildung zur Fachangestellte oder Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder
- eine vergleichbare, mindestens dreijährige kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung
sowie einschlägige Berufserfahrung im anspruchsvollen Büromanagement/Vorzimmerservice/Assistenzbereich
Ein hohes Maß an Engagement, Belastbarkeit und Durchsetzungsvermögen
Verbindliches, freundliches und gepflegtes Auftreten
Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucks- und Kommunikationsfähigkeit
Organisationsgeschick, Sozialkompetenz, Konflikt- und Teamfähigkeit
Vertraulichkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen
Bereitschaft zum Arbeiten außerhalb der Kernarbeitszeiten bei Bedarf bspw. wegen Teilnahme an Sitzungen oder sonstigen dienstlichen Terminen
Sicherer Umgang mit allen gängigen MS-Office-Programmen und Fortbildungsbereitschaft im Hinblick auf die Anwendung von Spezialsoftware

Wir bieten Ihnen:

Eine unbefristete Festanstellung im Öffentlichen Dienst
Ein interessantes und vielseitiges Aufgabengebiet, in dem Sie Ihre Potentiale einbringen können
Eine wertschätzende Führung und Zusammenarbeit
Eine flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen der Dienstvereinbarung
Die folgenden Sonderleistungen: Jahressonderzahlung, leistungsabhängige Vergütungsbestandteile, betriebliche Altersversorgung, vermögenswirksame Leistungen
Die Teilnahme an regelmäßigen Fort- und Weiterbildungen
Ein kostengünstiges Deutschlandticket
Die Möglichkeit, ein Jobrad zu leasen

Ihre Bewerbung:

Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung mit den üblichen aussagekräftigen Nachweisen des bisherigen beruflichen Werdegangs bis zum 11.11.2026 ausschließlich digital über unser Bewerberportal BITE ein. Nutzen Sie hierfür den Button „Online-Bewerbung“ am Ende dieser Stellenausschreibung.

Ihre Ansprechpartnerin / Ihr Ansprechpartner bei uns:

Für stellenbezogene Fragen:
Frau Anna Peters telefonisch unter 02255/309-810 oder per E-Mail an anna.peters@swisttal.de

Für Fragen zum Arbeitsverhältnis:
Stabsstelle Personal & Organisation telefonisch unter 02255/309-123 oder per E-Mail an personal@swisttal.de.

Schwerbehinderte oder ihnen gleichgestellte werden bei gleicher Qualifikation, Eignung und Befähigung besonders berücksichtigt. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht und werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes NRW bevorzugt berücksichtigt. Die Gemeinde Swisttal fördert die Gleichstellung aller Menschen und begrüßt deshalb Bewerbungen von Menschen jeglicher ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität ausdrücklich. Bewerberinnen und Bewerber aus dem öffentlichen Dienst werden gebeten, ihr Einverständnis zur Einsichtnahme in die Personalakte zu erklären.

Mit der Bewerbung verbundene Kosten können nicht erstattet werden. Für die Erhebung personenbezogener Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens wird auf die Datenschutz- Grundverordnung und das Landesdatenschutzgesetz verwiesen. Die Bewerbungsunterlagen werden im Anschluss an das Bewerbungsverfahren vernichtet.

Weitere Informationen über die Gemeinde Swisttal erhalten Sie unter www.swisttal.de.