Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt im Amt für Schule und Bildung, am Adolf-Kolping-Berufskolleg – Berufskolleg in Trägerschaft des Rhein-Erft-Kreises- eine/einen
Sekretär/in (m/w/d)
Der Rhein-Erft-Kreis ist ein Kreis mit 10 Kommunen im Westen Nordrhein-Westfalens im Regierungsbezirk Köln. Er bietet als einer der größten Arbeitgeber in der Region eine Vielzahl an unterschiedlichen Berufsfeldern und Einstiegsmöglichkeiten in den öffentlichen Dienst.
Weitere Informationen zur Stellenausschreibung.
Ihre Aufgaben
- Bearbeitung von Postangelegenheiten, Verwaltung von Schülerdateien und allgemeiner Geschäftsakten, inkl. Anlage und Archivierung von Akten,
- das Führen von Wiedervorlagen sowie Ablagen,
- Terminüberwachungen sowie die Organisation der internen Umläufe,
- Aktualisierung und Pflege der Gesetzestexte, Gesetzessammlungen sowie Telefonverzeichnisse,
- Eigenständige Recherche- und Beschaffungstätigkeiten,
- Verwaltung des Vordruckwesens (Erstellung und Vervielfältigung von Unterlagen für Lehrkräfte, Eltern und ggf. Dritte (insb. Ausbildungsbetriebe)),
- Erstellung von Zeit- und Übersichtsplänen,
- Aufgabenbearbeitung im Bereich des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens (Verwaltung des Schulbudgets, das Anlegen von Budgetakten, Rechnungsbearbeitung und die Verwaltung des Handvorschusses),
- Bearbeitung von Angelegenheiten des Schulpersonals (u.a. die Entgegennahme und Weiterleitung von Teilzeitanträgen, Anträgen auf Nebentätigkeiten, Reisekostenabrechnungen und Fortbildungen von Lehrkräften),
- Bestellmanagement nebst Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterial,
- Mitarbeit im Krisenteam; sämtliche Meldungen im Falle von Versicherungsfällen aber auch die Beauftragung von Servicetechnikern,
- Erledigung von Schreibarbeiten für die Schulleitung sowie die Vorbereitung von Konferenzen und anderen Schulgremien (Lehrer-, Schulkonferenzen, Klassen-/Schulpflegschaften, Beratungstagen, Veranstaltungen mit Gästen etc.),
- Vorbereitung und Pflege der Ordnungsmaßnahmen,
- Mitwirkung an der Prüfungsvorbereitung, Auslandsaufenthalten und Klassenfahrten,
- Mitarbeit bei der Erstellung der Schulstatistik,
- Unterstützung der Schulleitung bei der Schulpflichtüberwachung und den Kooperationen mit externen Partnern wie beispielsweise der REVG, IHK, HWK, KH, Innungen.
- Das Sekretariat ist die Beratungs- und Servicestelle für Schüler, Eltern, Lehrer und Dritte.
- Die Inanspruchnahme des Erholungsurlaubs soll in erster Linie während der unterrichtsfreien Zeiten erfolgen.
Das bringen Sie mit
- Wünschenswert wäre eine einschlägige Berufsausbildung als Verwaltungssekretär/in oder vergleichbar ähnlicher Berufe
- Grundkenntnisse im Bereich der Verwaltung, Organisation und der allgemeinen Bürotätigkeit
- Hohe Sozialkompetenz und Teamfähigkeit
- Zuverlässigkeit, Organisationstalent, Verhandlungsgeschick, Sicherheit im Auftreten und Ausdruck, höfliche und freundliche Umgangsformen
- Flexibles und selbständiges Arbeiten
- Sicherer Umgang mit PC-Standardanwendungen sowie die Bereitschaft, sich in weitere EDV-Programme einzuarbeiten
- Bereitschaft zur Einarbeitung in spezielle Schulprogramme
- Hohe Eigenverantwortlich- und Zuverlässigkeit sowie Flexibilität der dargestellten Aufgabenbereiche
Das bieten wir Ihnen
Der Rhein-Erft-Kreis arbeitet stetig an der Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit.
Es wurden bereits vielfältige Angebote zur Attraktivitätssteigerung geschaffen:
- Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberanteil und Entgeltumwandlung für Tarifbeschäftigte nach den jeweils geltenden tariflichen Bestimmungen
- Betriebliches Gesundheitsmanagement (z.B. vergünstigte Firmenfitness-Angebote – Urban Sports Club)
- Eigener Betriebskindergarten
- Vielfältige Fortbildungs- und Personalentwicklungsmaßnahmen
- Kostenfreie Parkplätze und eine Kantine
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- Krisensichere Arbeitsplätze
Allgemeine Grundsätze
Der Rhein-Erft-Kreis fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern nach dem Gleichstellungsgesetz und dem Gleichstellungsplan des Rhein-Erft-Kreises. Bewerbungen von Frauen sind daher ausdrücklich erwünscht. Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen oder die Vorgaben des Landesgleichstellungsgesetzes bereits erfüllt sind.
Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.
Bewerbungsunterlagen, die als unverschlüsselte E-Mail übersandt werden, sind auf diesem Weg gegen unbefugte Kenntnisnahme oder Veränderung nicht geschützt. Die Bewerbungsunterlagen werden ausschließlich zum Zwecke des Auswahlverfahrens verwendet und nach Abschluss des Auswahlverfahrens unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen gelöscht. Weitere Hinweise zum Datenschutz finden Sie unter https://www.rhein-erft-kreis.de/datenschutz.
Haben Sie noch Fragen?
Für fachliche Rückfragen steht Ihnen Herr Eckrodt (Abteilungsleiter) unter der Telefonnummer 02271/83-14012 oder per Mail unter daniel.eckrodt@rhein-erft-kreis.de zur Verfügung.
Sollten Sie allgemeine Fragen zum Stellenbesetzungsverfahren oder tarifrechtliche Fragen haben, können Sie gerne Kontakt zum Amt für Personalmanagement und Organisation, (Frau Schnäpp) unter 02271/83-11145 oder per Mail unter alina.schnaepp@rhein-erft-kreis.de aufnehmen.
Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung, die Sie bis zum 25.11.2024 ausschließlich über unser Online-Bewerberportal einreichen können.